Agiler Festpreis: Flexibilität und Planungssicherheit vereint?

von Tim Mittermüller

| zuletzt aktualisiert am 10.10.2024

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Sicherlich weißt Du aus eigenen Projekten: Kunden lieben Festpreise, weil sie ihnen vermeintliche Sicherheit hinsichtlich der Budgetierung bieten. Die Budgets können somit klar geplant und – eine wichtige Grundvoraussetzung in vielen Unternehmen – von der Führungsebene zunächst autorisiert und freigegeben werden. 

Allerdings erweisen sich derartige Vertragsmodelle häufig als unflexibel – und setzen einen enormen Aufwand bei der Erstellung eines lückenlosen Pflichtenhefts voraus. Sonst können Änderungen im Funktionsumfang oder nicht vorhersehbare Herausforderungen im Projektverlauf zu erheblichen Mehrkosten, Nachverhandlungen oder Verzögerungen führen.

Der agile Festpreis kann daher auch für Deine Projekte eine interessante Alternative sein: Dieses Modell kombiniert die Vorteile agiler Entwicklungsmethoden mit der Planungssicherheit eines festen Budgets. Doch wie lassen sich hier Änderungen im Projekt darstellen? In diesem Artikel bekommst Du einen umfassenden Einblick in das Modell des agilen Festpreises, lernst Praxiserfahrungen und Best Practices kennen und kannst Dich zudem über mögliche Fallstricke und Herausforderungen informieren.

Was ist ein agiler Festpreis? 

Einer der zentralen Nachteile klassischer Festpreismodelle ist ihre Inflexibilität. Genau hier setzt der agile Festpreis an, indem er die Prinzipien einer agilen Softwareentwicklung mit einem festen Budget und Zeitrahmen verbindet. Dazu verständigen sich Auftraggeber und Softwareentwicklung auf grundlegende Rahmenbedingungen des Projektes, ohne bewusst das letzte Detail in Form eines umfassenden Pflichtenheftes im Vorfeld zu definieren.

Stattdessen werden die grundlegenden Rahmenbedingungen wie Budget, Liefertermine und Qualitätsstandards vereinbart. Detailanforderungen und Funktionen hingegen arbeiten die beiden Partner während des Projektes in enger und agiler Zusammenarbeit gemeinsam aus. 

Kernelemente des Agilen Festpreises

• Feste Rahmenbedingungen: Ein klar definiertes Budget und ein verbindlicher Zeitrahmen. 

• Agile Entwicklung: Nutzung agiler Methoden wie Scrum oder Kanban zur iterativen und inkrementellen Entwicklung. 

• Flexibilität bei Anforderungen: Anforderungen und Funktionen können während des Projekts angepasst werden. 

• Enger Kundenkontakt: Regelmäßige Abstimmungen zwischen Kunden und Entwicklungsteam, um sicherzustellen, dass das Endprodukt den aktuellen Bedürfnissen entspricht. 

Agiler Festpreis – Vorteile und Nachteile

Das Modell des agilen Festpreis ist so etwas wie das Beste aus zwei Welten: Es verknüpft die Flexibilität der agilen Softwareentwicklung mit der Kostensicherheit eines Festpreismodells. Dies kann in vielen Projektszenarien sehr sinnvoll sein, bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Im Folgenden findest Du einen Überblick zu den wichtigsten Vorteilen und Nachteilen des agilen Festpreises:

Vorteile des agilen Festpreises

• Kostensicherheit für den Kunden: Auftraggeber haben von Anfang an Klarheit über die Gesamtkosten des Projekts. Dies erleichtert die Budgetplanung, interne Freigaben und minimiert finanzielle Risiken.

• Flexibilität hinsichtlich der Anforderungen: Anders als bei klassischen Festpreisverträgen ermöglicht der agile Festpreis eine flexible Anpassung der Anforderungen während des Projekts. Dies erlaubt es, auf Veränderungen im Geschäftsumfeld, aktuelle regulatorische Vorgaben oder neue Erkenntnisse schnell zu reagieren.

• Fokus auf wertschöpfende Features: Da der agile Festpreis oft eine Priorisierung der wichtigsten Features verlangt, wird der Fokus auf die Entwicklung der für den Kunden wertvollsten Funktionen gelegt.

• Verbesserte Zusammenarbeit: Ein agiler Festpreis setzt eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und dem Entwicklerteam voraus. Dies fördert ein besseres Verständnis der Anforderungen und eine höhere Kundenzufriedenheit.

• Risikoreduktion durch iterative Entwicklung: Da das Projekt in kurzen Iterationen entwickelt wird, können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden. Dies führt zumeist zu einer höheren Qualität des Endprodukts.

Nachteile des agilen Festpreises

• Höherer Initialaufwand: Die Vereinbarung über einen agilen Festpreis verlangt ein gutes Verständnis und eine umfassende Planungsphase.

• Anforderungen an Projektkommunikation: Transparenz und enge Kommunikation im Rahmen agiler Methoden sind entscheidend für den Projektverlauf. Mangelt es daran, kann es zu Konflikten kommen.

• Definition der Projektziele: Wenn die Anforderungen zu Beginn des Projekts unklar oder zu vage formuliert sind, kann es zu Missverständnissen kommen, die das Projekt in die Länge ziehen und zusätzliche Kosten verursachen. Auch hier sind von vornherein eine enge Zusammenarbeit sowie klare Kommunikation zwischen den Projektpartnern gefragt.

Die Nachteile des traditionellen Festpreis-Projekts 

Was macht agile Festpreise gerade für die Softwareentwicklung so interessant? Um dies zu verstehen, wollen wir im Folgenden den klassischen Festpreisvertrag und seine Fallstricke näher analysieren.

Strenge Planung und mangelnde Flexibilität

Der klassische Festpreisvertrag basiert auf der Annahme, dass alle Anforderungen und Spezifikationen zu Beginn eines Projekts klar definiert und unveränderlich sind. Kannst Du Dir ein Pflichtenheft vorstellen, dass diesen Anspruch tatsächlich zu 100 Prozent erfüllt? Sicherlich kennst Du auch viele Beispiele aus der Praxis, in denen neue Anforderungen wie beispielsweise regulatorische Veränderungen oder unerwartete technische Herausforderungen zu grundlegenden Veränderungen des Projektes geführt haben.

Ein Festpreisprojekt ist in solchen Fällen extrem unflexibel, da jede Änderung der ursprünglichen Planung zu aufwendigen Nachverhandlungen führt – Konflikte sowie zeitliche Verzögerungen sind damit vorprogrammiert. Dies wiederum führt nicht selten zu Frustration auf beiden Seiten und kann die Beziehung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer erheblich belasten.

Überoptimistische Annahmen und Risiken 

Bei der Vereinbarung eines Festpreises versucht der Auftragnehmer häufig, alle möglichen Risiken in den Preis einzukalkulieren. Das ist verständlich, denn sonst bleibt er auf möglichen Mehrkosten sitzen. Deshalb wird im Angebot ein angemessener Puffer für unvorhergesehene Schwierigkeiten einkalkuliert. Und dennoch: Es besteht ständig die Gefahr, dass Risiken unterschätzt werden und das Projektbudget aufgrund unerwarteter Herausforderungen überschritten wird. Im Zweifelsfall leidet am Ende die Qualität massiv, weil das Projekt „schnell“ und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden muss.

Fokus auf Vertragsanpassungen statt auf Wertschöpfung

Bei Festpreisprojekten neigen Auftragnehmer dazu, sich strikt an den Vertrag zu halten, um ihre eigenen Risiken zu minimieren. Das kann dazu führen, dass die Entwicklungsteams weniger flexibel auf die Anforderungen des Kunden reagieren. Stattdessen konzentrieren sie sich mehr darauf, die Vertragsklauseln zu erfüllen, als den größtmöglichen Wert für den Kunden zu schaffen. Kannst Du Dir das Ergebnis vorstellen? Am Ende steht häufig eine Lösung, die zwar die vertraglichen Anforderungen erfüllt – nicht aber die tatsächlichen Bedürfnisse des Kunden.

Warum sich ein agiler Festpreis besser eignet

Der agile Festpreis bietet eine Lösung für viele Herausforderungen, die bei klassischen Festpreis-Projekten immer wieder auftreten: 

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Im Gegensatz zum Festpreis-Vertrag erlaubt der agile Festpreis, auf sich ändernde Anforderungen während des Projekts schnell und flexibel zu reagieren. Dies bedeutet, dass das Projektteam kontinuierlich mit dem Kunden zusammenarbeitet, um sicherzustellen, dass das Endprodukt den aktuellen Bedürfnissen entspricht, anstatt starr einem festgelegten Plan zu folgen. Gleichzeitig setzt dies eine besonders enge Form der Zusammenarbeit mit kontinuierlicher Kommunikation voraus.

Kostensicherheit bei gleichzeitiger Flexibilität

Trotz der Flexibilität bietet der Agile Festpreis eine hohe Kostensicherheit. Zu Projektbeginn wird ein Budget festgelegt, das als Obergrenze dient. Innerhalb dieses Rahmens sind Anpassungen möglich, ohne dass sofort die Kosten explodieren. Dies ist besonders wertvoll in einer schnelllebigen Branche, in der sich Marktbedingungen und Kundenanforderungen schnell ändern können – oder auch wenn der Gesetzgeber neue regulatorische Vorgaben trifft.

Fokus auf Wertschöpfung statt auf Vertragsanpassungen

Da der agile Festpreis auf einer iterativen und inkrementellen Entwicklung basiert, liegt der Fokus darauf, den größtmöglichen Wert für den Kunden zu schaffen. Anstatt sich strikt an eine ursprüngliche Spezifikation zu halten, arbeitet das Team eng mit dem Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass das Produkt die höchstmögliche Qualität und Funktionalität bietet.

Vermeidung von unnötigem Aufwand und Verzögerungen

Durch die enge Zusammenarbeit und kontinuierliche Priorisierung kann das Team unnötigen Aufwand vermeiden und sicherstellen, dass das Projekt pünktlich abgeschlossen wird. Dies reduziert das Risiko von Verzögerungen und Budgetüberschreitungen erheblich.

Anwendung des agilen Festpreises: Best Practices 

Worauf kommt es an, damit die Vertragsgestaltung auf Basis eines agilen Festpreises sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer zufriedenstellt? Aus unserer Erfahrung haben wir eine Reihe von Best Practices identifiziert, die das Fundament erfolgreicher Projekte bilden: 

Klare Definition der Rahmenbedingungen

Zu Beginn des Projekts sind klare Rahmenbedingungen festzulegen, darunter insbesondere das Budget, ebenso der Zeitrahmen und die grundlegenden Anforderungen. Diese Vereinbarungen dienen als Leitplanken, innerhalb derer das agile Team gemeinsam an der Projektumsetzung arbeiten kann.

Iterative Planung

Anstatt alle Details zu Beginn festzulegen, sollte die Planung in Iterationen erfolgen. Das Team kann so auf Veränderungen reagieren und die Planung kontinuierlich anpassen. Diese iterative Planung stellt sicher, dass das Projekt stets auf Kurs bleibt und den Erwartungen des Kunden entspricht.

Transparente Kommunikation

Eine transparente Kommunikation ist wie immer das A und O. Regelmäßige Meetings, klare Dokumentation und offene Diskussionen über Fortschritte, Herausforderungen und Prioritäten sorgen dafür, dass alle Beteiligten stets informiert sind und das Projektziel nicht aus den Augen verlieren.

Eine zentrale Rolle in der täglichen Arbeit spielen Sprint-Meetings. Diese regelmäßigen Treffen ermöglichen es dem Team, Fortschritte zu präsentieren, Herausforderungen offen anzusprechen und gemeinsam Lösungen zu finden. In diesem Rahmen wird nicht nur der aktuelle Stand des Projekts besprochen, gleichzeitig werden auch Prioritäten neu gesetzt und mögliche Änderungen diskutiert. Die kontinuierliche Abstimmung stellt sicher, dass das Projektteam flexibel auf sich verändernde Anforderungen reagieren kann, ohne den festen Rahmen von Zeit und Budget zu sprengen. 

Am Ende steht ein gemeinsamer Sprint-Review: Hier werden die Ergebnisse, die aus dem letzten Sprint-Meeting hervorgegangen sind, nochmals von beiden Partnern getestet – quasi als offizielle Abnahme der erbrachten Teilleistung. Vorteil: Auf diese Weise ist es möglich, direkt im laufenden Projektverlauf noch Feinjustierungen vorzunehmen. Gleichzeitig fördern Sprint-Reviews die Transparenz, die Kommunikation und die agile Zusammenarbeit im Projekt.

Nutzung eines MVP (Minimum Viable Products)

Um sicherzustellen, dass das Projekt den größtmöglichen Nutzen bringt, ziehen wir je nach Ausgangslage die Entwicklung eines MVPs in Erwägung. Ein MVP ermöglicht es, schnell funktionale Versionen des Produkts zu liefern und Feedback von echten Anwender:innen zu erhalten, was wiederum in den weiteren Entwicklungsprozess einfließt.

Einbindung erfahrener Agiler Coaches

Die Unterstützung durch erfahrene agile Coaches kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Sie helfen dabei, den agilen Prozess zu optimieren, Konflikte zu lösen und das Team auf Kurs zu halten.

Fazit

Der agile Festpreis ist eine innovative und effiziente Methode, um die Flexibilität agiler Methoden mit der finanziellen Sicherheit eines Festpreisvertrags zu kombinieren. Während traditionelle Festpreisprojekte häufig an starren Plänen, zu optimistischen Annahmen und mangelnder Flexibilität scheitern, bietet der agile Festpreis eine Lösung, die auf Anpassungsfähigkeit und kontinuierliche Wertschöpfung setzt. Es ermöglicht Unternehmen, dynamisch auf Veränderungen zu reagieren – bei gleichzeitiger klarer Kalkulierbarkeit und hoher Budgetsicherheit.

Damit dieses Modell zum Erfolg führt, ist ein hohes Maß an Vertrauen, Zusammenarbeit und Kommunikation erforderlich. Durch die Anwendung von Best Practices und die enge Zusammenarbeit aller Beteiligten kann das agile Festpreismodell zu einem erfolgreichen und wertschöpfenden Projektabschluss führen.

Wenn Unternehmen die Vorteile dieses Ansatzes erkennen und die möglichen Herausforderungen meistern, können sie Projekte effizienter gestalten und Produkte entwickeln, die den tatsächlichen Bedürfnissen ihrer Kunden entsprechen. Damit wird der Agile Festpreis nicht nur zu einer Alternative, sondern zu einem strategischen Vorteil in der modernen Projektlandschaft.

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